Whistleblower-ordning

Syddjurs Kommunes whistleblower-ordning giver mulighed for at indberette viden om alvorlige forhold, som måske ellers ikke ville komme frem. 

Man må kun benytte portalen, hvis man er nuværende / tidligere medarbejder eller samarbejdspartner med en arbejdsmæssig tilknytning til Syddjurs Kommune. Borgere kan således ikke indberette via portalen. 

Medarbejdere opfordres som udgangspunkt til at kontakte leder, leders leder eller tillidsrepræsentant med viden om eller begrundet mistanke om forhold, som er omfattet af whistleblowerordningen.

Hvis man af den ene eller anden grund ikke ønsker at gå til ledelsen eller til tillidsrepræsentanten, og hvis man ønsker at være anonym, kan whistleblowerordningen være et alternativ og supplement til den almindelige dialog og samarbejde i organisationen. 

> Gå til Whistleblower løsningen

FAQ - spørgsmål og svar om whistleblowerordningen:

Herunder kan du læse de mest almindelige spørgsmål og svar om Syddjurs Kommunes  whistleblowerordning. På portalen, som der linkes til ovenfor, kan du læse den samlede information om ordningen. 

Hvem kan indberette?
Det er Syddjurs Kommunes medarbejdere og samarbejdspartnere med en arbejdsmæssig relation til kommunen, som kan indberette oplysninger om overtrædelser, som personen har skaffet sig adgang til i forbindelse med vedkommendes arbejdsrelaterede aktiviteter. Portalen henvender sig således ikke til borgere. Ønsker man som borger at indberette et forhold til Syddjurs Kommune, henvises i stedet til de kanaler, som anvendes til dette. 

Alle medarbejdere er omfattet, herunder også ledere på alle niveauer, uanset om de er på fuldtid, deltid, timebetalt eller månedslønnet. Det gælder også vikarer ansat gennem et vikarbureau og direkte af Syddjurs Kommune. Tidligere medarbejdere og kommende medarbejdere, der indberetter oplysninger om overtrædelser, som vedkommende har skaffet sig adgang til i løbet af ansættelsesprocessen, er også omfattet.

Herudover omfatter whistleblowerordningen følgende persongrupper: 

•    Enhver, som arbejder under tilsyn og ledelse af samarbejdspartnere, underleverandører og leverandører til Syddjurs Kommune
•    Selvstændigt erhvervsdrivende
•    Frivillige
•    Lønnede og ulønnede praktikanter

Hvad kan jeg indberette om?
Der kan indberette om overtrædelser af lovgivning, der stammer fra EU-retten inden for vise områder, herunder miljøbeskyttelse, folkesundhed, databeskyttelse og statsstøtte-regler. Herudover kan der indberettes om alvorlige lovovertrædelser og andre alvorlige forhold, f.eks. brud på tavshedspligt, tyveri, bedrageri, sexchikane og andre former for grov chikane på arbejdspladsen, grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper og en lang række andre forhold (se den fulde liste på whistleblowerportalen). En indberetning via whistleblowerordningen er ikke en erstatning for lovpligtige underretninger, som offentligt ansatte har skærpet pligt til at foretage i f.eks. børnesager.

Hvad kan jeg ikke indberette om?
Whistleblowerordningen omfatter ikke oplysninger om løse rygter, mobning, samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, overtrædelse af retningslinjer for beklædning, rygning, alkohol, brug af e-mail/internet og lignende. 

Forhold, som er fortrolige eller underlagt særlige tavshedspligtsbestemmelser, fx sundhedslovens § 40, sager inden for strafferetsplejen og information, der omhandler national og andre EU- og NATO-landes sikkerhed, kan der heller ikke indberettes om. 

Disse forhold løses fortsat via den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladserne mellem kollegaer, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant og ledere. 

Hvordan indberetter jeg?
På denne portal kan du indberette med dit navn og kontaktoplysninger, eller du kan indberette anonymt. Hvis du indberetter anonymt, beder vi dig være ekstra grundig med beskrivelsen af forholdet og være opmærksom på at vi muligvis stille opfølgende spørgsmål til dig via whistleblowerportalens sikre postkasse – du vil selvfølgelig fortsat være anonym ved brugen af denne.

Du kan indberette skriftligt og du kan indtale en mundtlig besked via denne portal. Alle henvendelser behandles fortroligt, og særligt information om din identitet beskyttes. Det er vigtigt, at din indberetning indeholder så mange objektive og faktuelle oplysninger som muligt. Beskriv gerne, hvad du har observeret, hvornår og hvordan og med så mange relevante detaljer som muligt.  Hvis du har mulighed for det, bedes du dokumentere dine oplysninger. Hvis du har dokumentation i form af f.eks. dokumenter eller billeder, beder vi dig vedhæfte dokumentationen. Metadataen i dine dokumenter (oplysninger om, hvem der har oprettet dokumentet, hvornår, hvor osv.)  vil automatisk blive fjernet fra dine dokumenter, når du uploader dem til whistleblowerportalen.

Hvad sker der med min indberetning?
Når du har indsendt indberetningen, modtages den af advokater fra Horten Advokatpartnerselskab, som kvitterer for modtagelsen. Horten gennemgår herefter indberetningen og vurderer, om den falder inden for rammerne af whistleblowerordningen. Herefter sender Horten indberetningen videre til Syddjurs Kommunes interne whistleblowerteam med en anbefaling til videre håndtering. Whistleblowerteamet består af Syddjurs Kommunes borgerrådgiver (ansættes i begyndelsen af 2022), HR-chefen samt næstformanden i Hoved-MED-udvalget. Medlemmer af whistleblowerteamet vil aldrig kunne tilgå indberetninger om dem selv eller indberetninger, hvor de på anden vis er inhabile.  

Hvis indberetningen er omfattet af ordningen, undersøges forholdet dernæst nærme-re.Syddjurs Kommune kan enten undersøge forholdet selv eller udpege Horten eller an-dre til at undersøge indberetningen for dem.

Whistleblowerteamet kan inddrage personer / den relevante afdeling eller forvaltning i forbindelse med undersøgelsen. Beslutninger om opfølgning på undersøgelser bliver truffet af Direktionen, mens Økonomiudvalg, Byrådet eller Hovedudvalget kan blive inddraget i særlige tilfælde, hvis Direktionen vurderer det nødvendigt.  Det kan eksempelvis være, at der indgives politianmeldelse og/eller, at der tages stilling til, om et ansættelsesforhold skal ophøre. 

Hvis forholdet ikke er omfattet af ordningen, bliver indberetningen afvist og slettet i systemet. Whistlebloweren får som udgangspunkt besked om dette via whistleblowerportalen. 

Hvordan kan jeg følge med i, hvad der sker med min indberetning?
Når du har foretaget en indberetning, kan du til en hver tid gå ind på whistleblowerporta-len og med en særlig kode, som bliver oprettet i forbindelse med din indberetning, logge i systemet for at: 

•    Se status på indberetningen, herunder modtage information om resultatet af indberetningen

•    Eventuelt indsende flere oplysninger/dokumenter til din indberetning

•    Svare på eventuelle spørgsmål, som undersøgerne kan have anmodet om at få fra dig for at undersøge det indberettede forhold     

Der kan være situationer, hvor det ikke er muligt at orientere whistlebloweren om alle forhold vedr. sagens videre gang, f.eks. pga. tavshedspligt. 

Kan jeg indberette anonymt?
Du kan indgive oplysninger anonymt til whistleblowerportalen. Hvis du vil være anonym, må du ikke oplyse dit navn eller andet personhenførbart, som f.eks. adresse eller tele-fonnummer - heller ikke i vedhæftede dokumenter. Vi opfordrer til, at indberetningerne foretages ikke-anonymt. Det forenkler sagsbehandlingen og gør det lettere at indhente supplerende oplysninger om forholdet. 

Hvis der indledes en retssag mod den indberettede person og whistlebloweren har valgt ikke at være anonym, er det muligt, at whistlebloweren vil blive indkaldt som vidne under retssagen. Det er ikke muligt at vurdere dette på forhånd, dvs. før forholdet er indberettet. Hvis indberetningen sker i god tro, dvs. at indberetningen ikke bevidst eller ved grov uagtsomhed er forkert på indberetningstidspunktet, er whistlebloweren beskyttet mod enhver form for repressalier, herunder men ikke begrænset til suspension, opsigelse, omplacering, lønnedsættelse og ændring af arbejdstid. Hvis der med vilje indgives falske oplysninger om en person, kan det dog føre til ansættelsesmæssige konsekvenser for whistlebloweren. 

Hvad sker der med mine data?
Indberetninger registreres i et sagsbehandlingssystem specifikt udviklet til Whistleblo-werordninger, som kun Whistleblowerteamet har adgang til. Systemet drives af Whist-leblower Software ApS, som er databehandler for Syddjurs Kommune. Systemet logger ikke IP-adresser eller maskinID, og al transmission og lagring af data sker krypteret. 

Kan jeg indberette via andre kanaler end denne? 
Du opfordres til at bruge Syddjurs Kommunes whistleblowerordning. Hvis du vurderer, at overtrædelsen ikke kan imødegås effektivt hos Syddjurs Kommune, kan du alternativt indberette via Datatilsynets eksterne whistleblowerordning fra den 17. december 2021. Proceduren for at indberette til ekstern ordning kan ses på Datatilsynets hjemmeside: https://whistleblower.dk/.